Automatización con IA para clínicasLa suite dental, pieza por pieza
Qué hace cada una, con qué se conecta, qué cuesta mantenerla y —sobre todo— dónde están las trampas que solo se ven cuando lo montas.
Una clínica dental pierde más dinero por los huecos que se quedan vacíos que por los pacientes que no capta. Nadie lo mide, porque el hueco no aparece en ningún informe: simplemente no pasó nada esa media hora.
Esto es lo que hemos montado para atacarlo. Seis piezas, cada una con un trabajo concreto.
Las seis piezas
Agenda de citas
Atiende por WhatsApp y por Telegram, escrito o por voz. Consulta huecos reales contra la agenda, propone hora y cierra la cita. Si le mandas un audio, contesta hablando.
agenda · voz · multi-centroConfirmaciones y anti no-show
Recordatorio con dos botones: confirmar o cancelar. La recepción deja de perseguir confirmaciones por teléfono.
recordatoriosRecolocación de huecos
Es la pieza que paga el sistema. Cuando alguien cancela, cruza la lista de espera por centro y tratamiento y ofrece el hueco en el mismo minuto. La cancelación deja de ser una pérdida: es una hora que cambia de dueño.
lista de espera · recuperaciónCaptación 24/7
Alguien pregunta por ortodoncia a las once de la noche. Responde al instante, resuelve las dudas típicas y capta nombre, motivo y preferencia horaria antes de pasarlo a recepción.
leads · fuera de horarioPost-visita y reputación
Pregunta qué tal fue. Si la respuesta es buena, invita a dejar reseña pública. Si es mala, no la pide: avisa a la clínica para resolverlo en privado.
reseñas · recuperación de quejasGuardarraíl clínico
Dolor fuerte, urgencia, reclamación. Ahí el sistema no improvisa: escala a una persona y da el teléfono de urgencias. Nunca da consejo clínico.
escalado a humanoEl panel de dirección
Por encima de las seis, un panel donde el propietario ve lo que antes no existía en ningún informe:
| Métrica | De dónde sale |
|---|---|
| Citas del mes y pacientes nuevos | De la agenda, en vivo |
| Tasa de no-show | Cancelaciones sobre total |
| Huecos recuperados, en euros | Cancelaciones recolocadas × precio del tratamiento |
| Recall completado | De los que tocaba revisión, cuántos pidieron cita |
| Ocupación, ingresos, ticket medio | Requieren precios y capacidad: se configuran |
Una distinción que conviene hacer desde el principio. Las cuatro primeras se miden. Las últimas se calculan a partir de datos que hay que configurar, porque el precio de un tratamiento no está en la agenda. Confundirlas es la forma más rápida de que un director deje de fiarse del panel entero.
Qué cuesta mantenerla
| Concepto | Cómo escala |
|---|---|
| Servidor y automatización | Fijo mensual. No sube con el volumen |
| IA por conversación | Céntimos por conversación |
| Voz (transcribir y hablar) | El único coste que escala de verdad |
| Gratis dentro de 24 h desde el último mensaje del paciente |
Si hay que apretar el gasto, la palanca es la voz: se puede dejar que entienda audios pero responda por escrito. Cuesta la mitad y el paciente conserva lo cómodo.
Las trampas
Esto es lo que no sale en ninguna demo y cuesta semanas descubrir.
El recall no se dispara con un solo campo de fecha
Última higiene y última visita no son la misma columna, y casi ningún export las separa limpio. Si las confundes, le escribes «hace tiempo que no te vemos» a alguien que estuvo el martes.
La reseña automática es un arma cargada
Si la mandas a todo el mundo, tarde o temprano se la mandas a quien salió enfadado. Hay que clasificar el sentimiento antes de pedirla, y aceptar que a algunos no se les pide.
Lo que no se registra, no se puede medir
Recolocar un hueco es la acción de más valor del sistema, y durante semanas no aparecía en ningún panel: nadie guardaba el resultado. Si una automatización importa, tiene que dejar rastro en el momento de ejecutarse.
Un código dictado por voz no se entiende
Un localizador como DENT-1234 lo lee un sintetizador como «dent menos mil doscientos treinta y cuatro». Hay datos que se escriben de una forma y se dicen de otra: teléfonos, fechas, códigos. Se traducen justo antes de sintetizar.
Casi ningún fallo da error
La mayoría de los problemas serios que encontramos montando esto terminaban en verde: el mensaje descartado sin avisar, el contador a cero, el aviso que se enviaba vacío. Un sistema de automatización necesita gritar cuando algo no sale, o nadie se entera hasta que lo nota un paciente.
Qué hace falta de la clínica
Menos de lo que la gente teme, y siempre en un almacén cifrado: nunca por correo ni por WhatsApp.
| Qué | Para qué |
|---|---|
| Acceso al software de gestión | Leer la agenda real y escribir las citas |
| Número de WhatsApp del centro | Se conserva el vuestro; se sigue usando desde el móvil |
| Horarios, tratamientos y duraciones | Que el agente proponga huecos que existen |
| Teléfono de urgencias | Qué dar cuando hay que escalar a una persona |
Sobre lo que enseñamos. El sistema descrito aquí está montado y funciona de punta a punta. Los pacientes, las citas y los importes que se ven en la demo son ficticios.
¿Lo montamos en tu clínica?
Media hora, sin compromiso. Miramos vuestra agenda de la última semana y os decimos cuántos huecos se quedaron sin recolocar.
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